Das Geheimnis guten Projektmanagements? Struktur. Sagt der Spielemacher.

Für sein erste Seminar sammelte Cornelius Geiger seine BWL-Unterlagen aus dem Grundstudium zusammen. Schnell stand das inhaltliche Gerüst – aber wie diesen trocknen Stoff vermitteln? Bilanzen mit dem Beamer an die Wand werfen? Nein.

Geiger fiel ein Spiel aus seiner Kindheit ein: Monopoly. Ideal, um Cashflow, Zahlungsunfähigkeit und Investitionen zu erklären. Um den Bezug zum Arbeitsalltag herzustellen, bildete er das Unternehmen des Bekannten in einem Planspiel nach: mit Produktionsstätte, Materiallager, Fertigwarenlager, Vertrieb, Verwaltung, Personal usw.

Die Seminarteilnehmer wurden zu Spielern: Sie übernahmen verschiedene Rollen und erlebten am realitätsnahen Modell, welche Auswirkungen Entscheidungen haben, was funktioniert und was nicht.

Sein Konzept kam so gut an, dass sich Geiger heute noch Planspiele und Simulationen entwickelt, um praxisnahe und spielerisch etwas zu lernen. Für den AGV Chemie bietet er schon lange das Seminar „Projektmanagement  - praktisch erlebt“ an.

„Führen heißt Entscheidungen zu treffen. Entscheidungen haben immer eine Konsequenz. Und diese stößt oft auf Widerstand – weil oft nicht verstanden wird, warum diese Veränderung notwendig ist.“

Situationen wie diese kennen die meisten aus ihrem Arbeitsalltag. Und wie reagiert man nun auf diese Skepsis? Mit Erklärungen.

„Es ist wichtig, die Hintergründe zu erklären. Welches Ziel steckt dahinter? Warum lohnt sich die Veränderung? Grundlegendes BWL-Wissen ist hilfreich, weil man besser nachvollziehen kann, warum diese Entscheidung aus betriebswirtschaftlicher Sicht sinnvoll ist.“

Darum geht es ihm in seinen BWL-Trainings – spielerisch die betriebswirtschaftlichen Grundlagen und Zusammenhänge erlebbar zu machen – denn so sind sie am leichtesten zu lernen und zu verstehen. Das Gleiche gilt auch für seine Projektmanagement-Trainings: spielerisch zu erleben, auszuprobieren und so zu lernen.

 „Mit diesem Grundverständnis agieren Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter deutlich zielgerichteter und können dann auch besser umsetzbare Vorschläge machen. Sie erkennen ihren eigenen Beitrag zum Ergebnis bzw. zum Erfolg; sie können besser einordnen, warum dieses oder jenes im Unternehmen passiert, warum wir eine Strategie ändern und so weiter. Damit verbessern sich die Vorschläge der Mitarbeitenden – und es gibt weniger Frust.“

Geiger macht Dinge gerne greifbar – im Wortsinne.

In seinen Seminaren gibt es keine Folienvorträge – sondern Aktion. Dank der praxisnahmen Simulationen fällt der Transfer in den Betriebsalltag leicht. In den Seminaren von Geiger geht es um Erfahrungslernen:

„Ich möchte den Leuten einen Überblick verschaffen. Versteht das System, versteht die Grundidee, und dann könnt ihr euch mit den Details beschäftigen! Learning by doing, learning by experimenting, darum geht es: Ich kann Dinge ausprobieren, ich kann Fehler machen und ich kann auch Dinge richtig machen. Damit werden Zusammenhänge nachvollziehbar.“

Typische Fehler im Projektmanagement?

Die werden auch im Planspiel gemacht.

„Meistens wird kein strukturierter Start hingelegt, sondern einfach losgerannt. Dabei muss am Anfang die Auftragsklärung stehen: Worum geht es in diesem Projekt genau? Welche Vorstellung hat der Aufraggeber? Das Schöne bei Planspielen ist, dass man die Uhr einfach zurückdrehen kann und sagen kann: Okay, jetzt machen wir mal den ersten Schritt. Ihr bereitet jetzt ein Gespräch mit dem Auftraggeber vor.“

„Und dann machen wir eine Planung – ist die nicht eine wichtige Voraussetzung für dich als Projektleiter? Okay, was ist denn die Basis für eine gute Planung? Und wie sieht dein Strukturplan aus? Den brauchst du doch, um dem Team Klarheit zu geben – wer hat welche Aufgaben, welches Zeitfenster und welches Budget. Das gilt auch für die Projektleitung – die muss sich klar sein, wann sie welchen Hut aufhat: Leitet sie das Projekt, oder ist sie auch fachlicher Experte? Wenn hier die Rolle nicht klar ist, geht es oft schief.“

Mangelhafte Kommunikation ist ein weiterer typischer Fehler.

Im Grunde müsse man sich zu Beginn eines Projekts nur diese Fragen stellen und diese natürlich auch beantworten: Wer braucht Informationen, welche Informationen werden wann benötigt, wie wird die Informationen aufbereitet und wer informiert? So lässt sich zu Beginn des Projektes eine Info- und Kommunikationsstrategie erarbeitet, die alle Stakeholder miteinbezieht.

Hier hat Geiger auch pandemiebedinge Veränderung festgestellt: „Kommunikation ist jetzt deutlich einfacher, weil wir nun wissen, wie Zusammenarbeit funktioniert, ohne dass alle an demselben Ort zu derselben Zeit arbeiten.“

Oft unterschätzt werde, dass eine gute Planung und eine klare Kommunikation hilfreich für die Motivation der Projektmitarbeitenden sind. „Das Projektziel, den Projekinhalt und  die Strukturplan zu kennen sowie in den Informationsfluss eingebunden zu sein, das motiviert das Team.“

Ein kooperatives Zusammenarbeiten, das genügend Beinfreiheit lässt, aber auch Orientierung mit klaren Anweisungen bietet – das sind die richtigen Rahmenbedingungen für ein erfolgreiches Projekt.

Die wichtigsten Skills für Projektmanager

• Strukturiertes Vorgehen
• Kommunikationsstärke im Sinne klaren Informationsmanagements
• Wissen um Projektphasen und ihre Aufwände
• Vorausschauendes Planen und Handeln